Eine gesunde und ausgewogene Ernährung verschafft Energie und dient dem Wohlbefinden. Das gilt allgemein, aber auch am Arbeitsplatz. Mit einer guten Ernährung sind Kosten verbunden. Doch selbst Junkfood kostet Geld. Dann doch lieber ein wenig mehr aufwenden. Mit dem staatlich geförderten Essenszuschuss können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Benefit verschaffen und profitieren mehrfach: Essenszuschüsse sind steuerfrei, bieten einen Mehrwert, steigern das Ansehen des Unternehmens, dienen dem Wohlbefinden der Mitarbeiter und steigern die Leistung.
Die Essenzuschüsse sind in verschiedenen Ausgestaltungen möglich. Einfach und unkompliziert ist der steuerfreie Sachbezug in Höhe von EUR 50,00 pro Monat. Der Chef kann sich aber auch darüber hinaus mit Zuschüssen beteiligen.
Der Gesetzgeber legt in der Regel jährlich den Sachbezugswert für Mahlzeiten von Arbeitnehmern fest. Im Jahr 2023 sind es für ein Mittagessen EUR 3,80. Wenn der Arbeitnehmer diesen Sachbezug nicht selbst zahlt, liegt ein geldwerter Vorteil vor. Die Differenz zwischen dem Beitrag des Arbeitnehmers und dem Sachbezugswert von 3,80 Euro ist dann ein geldwerter Vorteil und damit lohnsteuer- und abgabenpflichtig. Allerdings kann dieser durch eine pauschale Besteuerung von 25% vom Arbeitgeber abgegolten werden, wodurch Sozialversicherungsabgaben entfallen.
Zusätzlich kann der Arbeitgeber pauschal steuer- und abgabenfrei bis zu 3,10 Euro zu dem amtlichen Sachbezugswert hinzu schießen. Maximal ergibt sich damit ein Essenszuschuss von 6,90 Euro pro Arbeitnehmer, wobei am Tag nicht mehr als eine Mahlzeit bezuschusst werden darf.
15-er-Regel
Die Gewährung der Essenszuschüsse ist an Bedingungen gebunden und verschafft einen gewissen Dokumentationsaufwand, der vermeidbar ist.
Mitarbeiter dürfen nur für die Tage einen Essenszuschuss erhalten, an denen sie auch tatsächlich mindestens 4 Stunden arbeiten. Wer hingegen im Jahresdurchschnitt 3 Tage oder mehr im Monat auswärts tätig ist, darf keinen Essenszuschuss erhalten. Hier wird alternativ der sogenannte Verpflegungsmehraufwand gewährt.
Wird der Essenszuschuss pauschal nur für 15 Tage im Monat gewährt entfallen die Aufzeichnungspflichten für den Arbeitgeber für Fehltage der Mitarbeiter, wie Krankheit oder Urlaub. Das ist die sogenannte 15-er-Regel. Danach steht im Monat pro Mitarbeiter ein Betrag von insgesamt 103,50 Euro als Essenszuschuss zur Verfügung.